Pemerintah Kabupaten Dharmasraya menggelar Bimbingan Teknis Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Substantif Pemerintah Daerah, bertempat di Auditorium Dharmasraya, Kamis (02/05). Bimtek yang diikuti oleh segenap petugas dan pengelola arsip dari seluruh OPD se Dharmasraya itu dibuka langsung oleh Bupati Dharmasraya, Sutan Riska Tuanku Kerajaan.
Dalam sambutannya bupati menyampaikan, kegiatan ini merupakan bentuk upaya untuk memenuhi amanat Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, yang menyatakan bahwa Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN/BUMD wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip.
Menurut bupati, memahami Undang-undang tersebut dapat diartikan penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan merupakan kewajiban konstitusional yang harus dilaksanakan dengan penuh rasa tanggungjawab.
"Tentu hal demikian mengharuskan daerah untuk menyusun standar operasional dalam pengelolaan arsip sehingga setiap kekeliruan dapat diukur dan dipertanggungjawabkan," ujar bupati.
Guna kepentingan efisiensi operasional, kata bupati, arsip harus disusutkan, agar dapat dilakukan penghematan ruang penyimpanan, tenaga, waktu, pelayanan yang bermuara pada penghematan sumber daya dan biaya operasional dalam pengelolaan arsip.
Namun saat ini, sambung bupati, masih terdapat pemahaman bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan arsip yang sudah lama tidak digunakan yang disebut inaktif dan kadang dihilangkan tanpa melalui prosedur yang benar.
Akibat dari keterbatasan pemahaman terhadap arsip maka terjadi penumpukan arsip yang berada di setiap bidang sebagai pencipta arsip, bahkan membuat ruang kerja menjadi terbatas.
"Dengan adanya jadwal retensi arsip, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi para petugas dan pengelola arsip. Sehingga penyusutan arsip dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan sebagai bukti pertanggungjawaban institusi dan bukti prestasi intelektual yang terekam dalam bentuk arsip," tukas bupati.
Maka dari itu, bupati menekankan kepada seluruh OPD dapat segera menyusun jadwal retensi arsip per urusan pemerintahan daerah yang dijalankannya. Sehingga dapat dikelompokkan mana arsip yang akan dimusnahkan dan mana arsip yang permanen untuk dijadikan arsip statis yang selanjutnya dapat disimpan di Depo Arsip Kabupaten Dharmasraya.
"Saya minta seluruh peserta agar dapat mengikuti kegiatan ini dengan serius dan bertanggungjawab, sehingga kondisi ideal dalam pengelolaan arsip dapat diwujudkan," tegas bupati.(ul)
