IMPIANNEWS.COM
Lima Puluh Kota, --- Dinas Komunikasi dan Informatika melaksanakan sosialisasi dan uji coba e-Persuratan di Aula Dinas Komunikasi dan informatika, Selasa, (25/08/2020)
Sosialisasi ini diikuti oleh eselon III dan eselon IV jajaran Diskominfo, yang dipimpin oleh Kadiskominfo, Fery Chofa, SH, L.LM.
Fery Chofa menyampaikan bahwa perkembangan teknologi yang cukup pesat sekarang ini, menharuskan kita mencari inovasi - inovasi baru terutama dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi informasi sesuai dengan tupoksi Dinas kita.
"Ini dapat memberikan dampak positif bagi semua kalangan dalam menerima dan menyampaikan informasi serta berkomunikasi secara efektif dan efisien. Teknologi informasi juga telah membawa kemajuan dalam pengolahan data dan informasi.", ucap Fery.
Sistem informasi merupakan media yang menghubungkan segala komponen dalam sebuah organisasi sehingga mempermudah dalam mengelola semua transaksi yang ada dalam organisasi tersebut. Dalam hal ini khususnya transaksi surat menyurat antar lembaga dalam lingkungan pemerintahan.
Kasi Pengelolaan Aplikasi Erwin Gunawan Wibigsana, S.Sos menyampaikan dalam kegiatan surat-menyurat antar OPD masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan waktu beberapa jam agar surat tersebut sampai di tujuan. Diera digitalisasi ini waktu merupakan sesuatu yang sangat berharga.
"Untuk itu hadirnya sistem informasi e-Persuratan merupakan salah satu bentuk perkembangan teknologi yang mampu melakukan kegiatan surat-menyurat antar OPD secara realtime, sehingga dapat menghemat penggunaan kertas dan waktu.", jelas Erwin.
Sistem informasi e-Persuratan merupakan sistem informasi surat-menyurat berbasis web yang dijalankan di server menggunakan PHP 7, sehingga dapat diakses diberbagai tempat menggunakan web browser seperti: Mozilla Firefox, Google Chrome dan lain-lain. Sistem informasi e-Persuratan terintegrasi dengan aplikasi telegram untuk notifikasi perjalanan surat.
Pengguna Sistem Informasi e-Persuratan ini terdiri dari 11 jenis pengguna, diantaranya adalah 1. Bupati, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk penanda tanganan surat (tanda tangan digital) dan membuat disposisi surat; 2. Sekretariat Daerah, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk penanda tanganan surat (tanda tangan digital) pada surat sekretariat daerah, acc surat bupati dan membuat disposisi surat masuk; 3. Asisten, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk acc surat sekretariat daerah/surat bupati, menerima disposisi, meneruskan disposisi dan membuat disposisi untuk surat dinas yang masuk ke sekretariat daerah; 4. Kepala Dinas, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk penanda tanganan surat (tanda tangan digital) pada surat dinas, mengacc surat pada surat sekretariat daerah/surat bupati dan membuat disposisi surat masuk; 5. Sekretaris Dinas, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk melakukan acc surat keluar, meneruskan surat masuk ke kepala dinas, menerima disposisi dan melanjutkan disposisi; 6. Kepala Bidang/Bagian, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk melakukan acc surat , menerima disposisi dan melanjutkan disposisi; 7. Kepala Seksi/Subbidang/Subbagian, yaitu pengguna yang diberikan wewenang melalukan entri surat keluar, mengirim surat, menerima disposisi dan meneruskan surat dari bidang kepada staff/pelaksana; 8. Super Admin, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk mengelola keseluruhan data yang menyangkut tentang aplikasi e-Persuratan. Dikelola oleh Diskominfo Lima Puluh Kota; 9. Admin OPD, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk melakukan entri identitas OPD, bidang, subbidang, jabatan dan menambahkan pengguna baru pada masin-masing OPD; 10. Front Office OPD, yaitu pengguna yang memiliki akses untuk menerima surat, meneruskan surat ke sekretaris dinas/kepala dinas, melakukan setting nomor surat dan melayani request Nomor Surat. * di Sekretariat Daerah Front Office berada pada bagian umum yang akan meneruskan surat ke asisten/sekretariat daerah; 11. Pelaksana, yaitu pengguna yang diberikan wewenang untuk menerima disposisi surat dari kepala seksi/ atasannya.
"Ada beberapa perlengkapan yang perlu disediakan untuk mengakses Sistem Informasi e-Persuratan ini khususnya bagi jenis pengguna Operator, diantaranya adalah Personal Computer (PC) atau Laptop, terhubung ke jaringan internet, Mesin Scanner, Printer, dan Aplikasi Telegram.", tambah Erwin.(014)
